Als regisseur werken in de Ruimtelijke Ordening

In dit artikel, wat in Mei 2010 in 'Match' is geplaatst, wordt het Regiekamermodel beschreven. Dit model geeft handvaten hoe particuliere initiatieven op het gebied van ruimtelijke ordening kunnen worden geregiseert zodat een zo kort mogelijke doorlooptijd kan worden gerealiseerd.

Bij de behandeling van ruimtelijke initiatieven van particulieren, is het voor projectleiders en beleidsmedewerkers Ruimtelijke ordening moeilijk om de benodigde rollen vanuit de gemeente zuiver te spelen. Vaak zijn ze zowel verantwoordelijk voor proces (voortgang, besluitvorming) als voor inhoud (complexe belangenafweging). Hierdoor ontstaan er lange doorlooptijden voor particuliere initiatieven, terwijl de prestaties van de afdeling Ruimtelijke Ordening in belangrijke mate de klanttevredenheid van burgers, en daarmee vaak ook van het bestuur, bepaalt.

Een aantal gemeenten heeft daarom met succes het ‘Regiekamermodel’ geïmplementeerd. Hierbij wordt inhoud en proces gescheiden.

Voor het proces wordt een regisseur verantwoordelijk. Deze regisseur is zowel intern binnen de gemeente, als extern voor alle partijen het eerste aanspreekpunt. Over de inhoud gaan adviseurs.

Welke ruimtelijke initiatieven?

Het kan gaan om de bouw van een reclamemast, een enkele woning of een klein wijkje. Als projecten te groot worden, bijvoorbeeld de bouw van een grote woonwijk, passen ze niet meer in het Regiekamermodel. Dan is een aparte structuur benodigd met een projectgroep. In het Regiekamermodel passen vooral alle ruimtelijke initiatieven die complex zijn en meervoudig. Dus over het algemeen als deze te complex zijn voor een vergunningverlener en vooral wanneer er tevens een ruimtelijke procedure (bestemmingsplan, projectbesluit) nodig is.

Proces

Met het Regiekamermodel krijgt de initiatiefnemers binnen circa een maand duidelijkheid of een plan kans van slagen heeft. Initiatiefnemers krijgen een ‘intake’ met de secretaris van de Regiekamer. Het gesprek dient om duidelijkheid te verschaffen over de wensen van de initiatiefnemer. De secretaris wijst tevens vooraf op beleid en (on)mogelijkheden daarin.

Vervolgens wordt het initiatief behandeld in de Regiekamer, die wekelijks bijeenkomt. In de Regiekamer zitten de belangrijkste inhoudelijke disciplines, de zogenaamde adviseurs. Denk hierbij aan een stedenbouwer, jurist ruimtelijke ordening, grondzakenjurist en een verkeerskundige. Daarnaast is het management van Ruimtelijke Ordening vertegenwoordigd en wordt het verslag per omgaande al dan niet goedgekeurd door de wethouder.

In de Regiekamer wordt besloten tot:

• GO: haalbaarheid bij voorbaat duidelijk
• NO GO: bij voorbaat onhaalbaar
• QUICK SCAN

In een QUICK SCAN fase worden aan een regisseur randvoorwaarden en aandachtspunten meegegeven door de adviseurs. Daarna gaat de regisseur met het initiatief en alle betrokken actoren aan de slag.

De regisseur bepaalt welke beperkt aantal zaken inhoudelijk door adviseurs onderzocht dienen te worden om te bepalen of de QUICK SCAN een GO of een NO GO wordt. Vaak zijn slechts enkele disciplines bepalend voor de haalbaarheid. Andere zaken zijn daaraan ondergeschikt of later in het proces op te lossen. De keuzes van de aan te vragen adviezen is een belangrijke kwaliteit van de regisseur. Vanuit voortgang en werkbelasting is het onwenselijk meer adviezen te vragen dan nodig als bijvoorbeeld vooral geluidsbelasting, stedenbouw en verkeer bepalend zijn.

De bevindingen van de QUICK SCAN worden door de regisseur in een procesdocument vastgelegd en teruggekoppeld met een advies aan de Regiekamer. Hier vindt uiteindelijk besluitvorming plaats over het al dan niet ‘in principe medewerking verlenen’ aan het ruimtelijk initiatief.

Nadat door middel van een collegebesluit is besloten om in principe medewerking te verlenen, stuurt de regisseur het vervolg van het proces aan. Dat wil zeggen de besluitvorming, het opstarten van de juiste vergunningprocedures op het juiste moment en het voeren van onderhandelingen met ondersteuning vanuit grondzaken over (exploitatie)overeenkomsten.

De regisseur zorgt voor de integrale afweging en advisering in het proces na consultatie vanadviseurs. Adviseurs kunnen daardoor onafhankelijk blijven adviseren over de inhoud. Daarnaast maakt de regisseur een afweging over de kosten en opbrengsten van medewerking aan een initiatief, waarbij de opbrengsten vanuit leges en overeenkomsten moeten komen. Doordat vooraf duidelijkheid is over budgetten, kan een regisseur ook sturen op de inzet van adviseurs en zo de voortgang garanderen.

(ICT-)hulpmiddelen

De regisseur wordt in het werk ondersteund door (ICT-)hulpmiddelen. Hierdoor wordt het mogelijk overzicht te houden over een groot aantal initiatieven, tot wel 50 per medewerker. De regisseurs hebben een werkvoorraadlijst met actuele actiepunten. Vanuit deze werkvoorraadlijst is door middel van hyperlinks (‘doorklikken’) per initiatief een logboek op te vragen. In de logboeken worden alle activiteiten, afspraken en contacten bijgehouden. Daarnaast houdt de secretaris de hele werkvoorraadlijst bij. Hierdoor is er zowel voor management als bestuur een goed overzicht van de werkvoorraad en de werklast per medewerker. De secretaris kan hierop sturen bij de toewijzing van nieuwe initiatieven.

Voordelen van het Regiekamermodel

• Voor de initiatiefnemer een helder proces van vraag (‘medewerking’) naar antwoord (o.a. bestemmingsplan, bouwvergunning);
• Past in plaatje van dienstverleningsconcept en de Wabo;
• Binnen korte termijn duidelijkheid over ‘GO’ of ‘NO GO’ voor initiatiefnemer;
• Een Quick Scan waarin de belangrijkste disciplines een inhoudelijk oordeel geven;
• Zicht op voortgang voor management en bestuur en een goede werkverdeling, taakverdeling;
• Afbakenen van gemeentelijke verantwoordelijkheid en die van initiatiefnemers;
• Het uit elkaar halen van verantwoordelijkheden. Adviseurs zijn verantwoordelijk voor inhoud. Regisseurs voor goede interne en externe contacten, het tot stand komen van besluitvorming en procesvoortgang.

Vragen bij de implementatie

Vragen die in het proces aan de orde komen:

• Hoeveel principe-besluiten worden jaarlijks genomen en welke mate van complexiteit hebben deze?
• Welke disciplines zijn benodigd om tot een principe-uitspraak te komen? Hebben we deze disciplines in huis?
• Hoe ver gaat de integratie van vergunningverlening en ruimtelijke ordening?
• Gaan we het proces van bestemmingsplanprocedures en de behandeling van particuliere initiatieven scheiden?

NCOD

NCOD heeft het ontwerp en de implementatie van een Regiekamermodel bij diverse gemeenten begeleid door voor een periode deel uit te maken van de organisatie. Voor meer informatie kun jencontact opnemen met Koen van Sleeuwen (06-47023680) of Joop Blok (06-45002565)