Vertrouwen in uw salaris?

Hoe kwaliteit en kostenbesparing samen kunnen gaan.

Voor veel medewerkers is de maandelijkse salarisbetaling het hoogtepunt van hun werkzaamheden, voor anderen is het de kroon op hun werk en voor een kleine restgroep een reële beloning voor hun inzet. Voor de werkgever is de salarisbetaling meestal de grootste kostenpost op de begroting. Genoeg redenen om eens goed naar het hele proces rondom de salarisadministratie te kijken.

De laatste 15 tot 20 jaar is er in de samenleving, en ook op het vakgebied van de salarisadministratie, veel veranderd. Medewerkers zijn mondiger geworden rondom hun arbeidsvoorwaarden en de steeds complexer wordende wet- en regelgeving vraagt om een vakkundige en efficiënte manier van werken. Daarbij speelt niet alleen de hoge kostenpost van de salarissen een rol, maar ook de kostenpost die gemoeid is met de uitvoering. De kerntakendiscussie rondom de salarisadministratie wordt volop gevoerd: blijven we het zelf doen en kunnen we daarbij de benodigde kwaliteit en continuïteit bieden of moeten we deze werkzaamheden outsourcen? De voor- en nadelen van deze opties een rij.

Een eigen salarisadministrateur

Een eigen salarisadministrateur heeft als voordeel dat de aansturing binnen de eigen organisatie geregeld wordt. De organisatie kan direct zijn eigen prioriteiten stellen en de salarisadministratie heeft een eigen gezicht voor het management en de medewerkers.
Enkele nadelen van een eigen salarisadministrateur zijn de continuïteit en de kwaliteit. De continuïteit loopt, vooral bij solistische functies, gevaar als de salarisadministrateur vertrekt of uitvalt door ziekte. Het waarborgen van de kwaliteit en het continue blijven investeren in scholing voor een dergelijke functie is een hoge kostenpost en er is vaak geen tweede medewerker binnen de organisatie die de juistheid van de interpretatie van de salarisadministrateur kan toetsen.

Ondersteuning door een externe salarisadministrateur

De nadelen van een eigen salarisadministrateur kunnen voor een groot deel worden opgevangen door de functie uit te besteden. Dat kan door een externe salarisadministrateur te detacheren binnen de eigen organisatie. Daarmee zijn de continuïteit en kwaliteit gewaarborgd. De externe organisatie staat garant voor tijdige kwalitatieve vervanging en voor de scholing. Bovendien hebben deze salarisadministrateurs vaak meerdere opdrachtgevers en collega’s die ze kunnen raadplegen bij complexe zaken. Deze vorm van ondersteuning wordt binnen onze organisatie aangeduid met de term “Inbesteding”. De geboden continuïteit en kwaliteit gaan hand in hand met een efficiënte en effectieve verwerking van de salarissen. De kosten zijn over langere termijn gezien nauwelijks hoger dan die van een eigen salarisadministrateur.

Outsourcen van de salarisadministratie

Het volledig outsourcen van de salarisadministratie lijkt tegenwoordig het toverwoord voor veel organisaties. Het is vaak veel goedkoper en de continuïteit is gewaarborgd. Dat is waar, maar bij de reguliere uitbestedingvariant valt op de kwaliteit vaak nog wel wat af te dingen. Afstemming van complexe zaken en de vraagbaakfunctie met betrekking tot salaristechnische zaken gaat bij uitbesteding vaak moeizaam. Dit wordt veroorzaakt doordat de salarisadministratie fysiek op afstand zit en door het gevoel dat de salarisadministratie “geen gezicht” heeft.
Daarom kiezen veel organisaties voor een tussenvariant, waarbij de administratieve verwerking van de salarismutaties plaatsvindt bij het salarisadministratiekantoor en dat binnen de eigen organisatie een aantal dagen per maand een externe salarisadviseur aanwezig is. Deze vorm van dienstverlening combineert de financiële voordelen van uitbesteden met de kwalitatieve en efficiency voordelen van ondersteuning door een externe salarisadministrateur. In de grafiek zijn de kosten van een eigen salarisadministrateur afgezet tegen de kosten bij outsourcing.

Evert van den Brink
Senior adviseur en Partner bij NCOD Personeel, Salaris & Rechtspositie
www.vius.nl