Bedrijfsvoering
Implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording
Danique Janssen heeft met succes haar master Accounting & Control afgerond. Natuurlijk hoort daar een afstudeerscriptie bij. Haar onderwerp: Verandermanagement in Gemeenten: Implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording.
Door haar werkervaring bij gemeenten via NCOD, is ze op het idee voor haar scriptie gekomen. Tijdens haar werkzaamheden hoorde ze al snel over de rechtmatigheidsverantwoording en de veranderingen die in 2024 gingen plaatsvinden .
Implementatie rechtmatigheidsverantwoording is verandermanagement : wat is het?
Vanaf 2024 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt de verantwoording afgelegd over de naleving van de wet- en regelgeving, die relevant zijn voor de financiële gang van zaken van de gemeente. Bij deze rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten zijn gemeentebesturen zelf verantwoordelijk voor de controle en rapportage van de rechtmatigheid van hun financiële beheer en uitgaven.
Het implementeren van de rechtmatigheidsverantwoording kan worden gezien als een veranderproces. Bij mijn zoektocht naar een theoretische achtergrond, stuitte ik daardoor al snel op verandermanagementmodellen. Verandermanagement omvat alle acties die een organisatie onderneemt om werknemers voor te bereiden op de toekomstige situatie en hen hulpmiddelen te geven om de veranderingen op een optimale manier door te voereni. Een goede voorbereiding speelt hierin een cruciale rol. Zonder gedegen voorbereiding zullen werknemers zich niet goed ondersteund voelen en zal de implementatie minder succesvol verlopenii. Daarom heb ik het niveau van voorbereiding gebruikt als maatstaf in mijn onderzoek.
Door te focussen op een grondige voorbereiding, kan de organisatie ervoor zorgen dat de veranderingen soepeler verlopen en beter worden geaccepteerd door de werknemers.
Verandermodel van Kotter
In mijn scriptie staat het verandermodel van Kotter centraal. Dit model kent de volgende acht stappen:
Elk van deze stappen heeft acties die voltooid moeten worden. Kotter zegt dat deze stappen in een specifieke volgorde gevolgd moeten worden om weerstand te voorkomen. Stappen kunnen gelijktijdig gebeuren, maar het overslaan of niet voltooien van stappen in deze volgorde, zou leiden tot weerstandiii.
Onderzoeksvraag en bevindingen
Om te onderzoeken of deze stappen en volgorde ook relevant zijn voor gemeenten, werd de volgende onderzoeksvraag beantwoord: “Kan Kotter’s verandermodel gebruikt worden om de variatie in niveau van voorbereiding voor het veranderproces van het implementeren van de rechtmatigheidsverantwoording binnen Nederlandse gemeenten uit te leggen?”.
Het antwoord op deze vraag is onderzocht door middel van een online enquête die naar elke Nederlandse gemeente is gestuurd. Op deze enquête hebben 132 gemeenten gereageerd. Uit de enquête bleek dat er inderdaad veel variatie is in het niveau van voorbereiding onder gemeenten. Op de antwoorden van de enquête is een analyse gemaakt. De bevindingen gaan over het creëren van een gevoel van noodzaak en het niveau van voorbereidingen.
Een gevoel van noodzaak creëren
- Een gevoel van noodzaak creëren, de eerste stap van Kotter, heeft een effect op het niveau van voorbereiding. Dit is een positief effect en laat zien dat gemeenten waarin een sterker gevoel van urgentie is gecreëerd, ook een hoger niveau van voorbereiding bereiken.
- Er is geen bewijs is gevonden dat Kotter’s andere stappen, zoals het van vormen een leidende coalitie en het generen van kortetermijnwinsten, een effect hebben op het niveau van voorbereiding. Dit is interessant omdat Kotter aangeeft dat er dan weerstand zou ontstaan.
- Hetzelfde resultaat werd ook zichtbaar bij een diepere analyse van de data. Dit wijst erop dat het creëren van een gevoel van urgentie de belangrijkste stap is binnen een gemeentelijke context. Hoewel het in andere omgevingen kan leiden tot weerstand wanneer de stappen niet in de juiste volgorde worden doorlopen, lijkt dit in gemeenten minder relevant.
Niveau van voorbereiding
Een tweede bevinding is dat het beginnen van de voorbereiding in 2024 tegenover het beginnen in 2019 of eerder een negatief effect heeft op het niveau van voorbereiding. Dit geeft aan dat gemeenten die pas zijn begonnen met voorbereiden in 2024 een lager niveau van voorbereiding hebben. De eerste rechtmatigheidsverantwoording moest in hetzelfde jaar worden opgeleverd waardoor deze gemeenten weinig tijd hadden om voorbereidingen te treffen. De data laat zien dat 16 gemeenten begonnen met voorbereidingen in 2023 of 2024 en 21 gemeenten begonnen in 2019 of eerder.
Het advies van Danique
- Begin op tijd: Begin ruim van tevoren met de voorbereidingen wanneer een verandering moet worden doorgevoerd, en wacht niet tot het jaar van implementatie.
- Creëer een gevoel van noodzaak: Maak het creëren van een gevoel van noodzaak een prioriteit voor veranderprocessen binnen een gemeentelijke omgeving. Dit is een cruciale stap om medewerking te verkrijgen van alle betrokkeneniii. Dit gevoel van noodzaak kan gecreëerd worden door een discussie aan te gaan met alle betrokken medewerkers over de verandering en de noodzaak hiervaniv . Ook kunnen er acties worden uitgevoerd die de noodzaak van de verandering demonstrerenv. Deze acties kunnen de voordelen van de nieuwe situatie laten zien aan de gemeente en de werknemers. Zo kan een gemeente, bijvoorbeeld, laten zien hoe het werk makkelijker wordt gemaakt nadat de verandering is geïmplementeerd.
- Stel een grotere groep werknemers verantwoordelijk: Kotter raadt aan om een grotere groep werknemers verantwoordelijk te stellen voor de prestaties rondom het veranderproces en het uiteindelijke eindproductiii. Iedereen in een team is zo verantwoordelijk voor het eindproduct. Op deze manier wordt zelfingenomenheid verminderd binnen de gemeente. De eerste lijn weet dan ook waarom ze zaken moeten registreren en zo wordt het 4-ogen principe geborgd.
- Zet een externe specialist in als hulpmiddel: Consultants kunnen helpen bij het faciliteren van eerlijke discussies met betrokkenen, waardoor er een open dialoog ontstaat over de noodzakelijke veranderingeniii. Ook kunnen consultants ondersteunen bij het inrichten van processen die nodig zijn om te komen tot een goede rechtmatigheidsverantwoording. Door hun expertise en ervaring bieden ze waardevolle inzichten en praktische oplossingen. Dit helpt gemeenten om de rechtmatigheidsverantwoording effectief te implementeren en te beheren.
Interesse in de volledige scriptie? Deze is in het Engels te lezen.
i Stolzenberg, K., & Heberle, K. (2022). Change Management (4th ed.). Springer.
ii Indriastuti, D., & Fachrunnisa, O. (2021). Achieving Organizational Change: Preparing Individuals to Change and their Impact on Performance. Public Organization Review, 21(3), 377-391. https://doi.org/10.1007/s11115-020-00494-1
iii Kotter, J.P. (1996). Leading Change (1st ed.). Harvard Business Review Press.
iv Small, A., Gist, D., Souza, D., Dalton, J., Magny-Normilus, C., & David, D. (2016). Using Kotter’s Change Model for Implementing Bedside Handoff. Journal of Nursing Care Quality, 31(4), 304-309. https://doi.org/10.1097/NCQ.0000000000000212
v Gorran Farkas, M. (2013). Building and sustaining a culture of assessment: best practices for change leadership. Reference Services Review, 41(1), 13-31. https://doi.org/10.1108/00907321311300857
Heb je nog vragen?
