Bedrijfsvoering

Uitvoering Spreidingswet vraagt om communiceren in het kwadraat

Helder informeren én actief luisteren

Transparantie, tijdigheid en luisteren zijn de kernwoorden bij communicatie over gevoelige onderwerpen. Onderwerpen waarbij de verschillen groot zijn en emoties zoals angst en boosheid kunnen regeren. De uitvoering van de Spreidingswet is daar een goed voorbeeld van.

NCOD’er Ilse is bij twee opdrachten betrokken geweest rondom de uitvoering van de Spreidingswet:

De basis in communicatie

Tijdig informeren en open communiceren vormen de basis voor vertrouwen in de (gemeentelijke) overheid. Besluiten, participatietrajecten en veranderingen komen alleen tot hun recht als die basis van communicatie op orde is.

Wat je beter niet kunt doen:

Beginnen met een aangewezen locatie. Dit leidt vrijwel altijd tot weerstand en escalatie
Te laat communiceren. Dan voelt het voor inwoners als een voldongen feit

Vaak wordt het woord 'draagvlak' of 'acceptatie' genoemd als doel van communicatie en participatie. Richt je niet op draagvlak, maar op wederzijds begrip. Begrip versterkt het vertrouwen tussen inwoners onderling en tussen inwoners en overheid.

De Spreidingswet

Feit: De Spreidingswet verplicht een gemeente tot opvang van asielzoekers

In veel gemeenten zijn politieke partijen vertegenwoordigd die ‘Geen AZC’ in hun verkiezingsprogramma hebben opgenomen. Dat past bij een democratie waarin ruimte is voor verschillende opvattingen en politieke keuzes.

Na verkiezingen komen partijen vaak samen in een coalitie. Daar moeten verschillende standpunten worden afgewogen en vertaald naar gezamenlijk beleid. Tegelijkertijd heeft het college de verantwoordelijkheid om uitvoering te geven aan wet- en regelgeving, waaronder de Spreidingswet.

Dat creëert een politiek-bestuurlijk spanningsveld. Juist in dat politieke spanningsveld is het belangrijk om met elkaar het gesprek aan te gaan.

Begin voordat er iets is besloten. Start met een open gesprek tussen college en gemeenteraad.

Begin vóórdat iets besloten is

De vraag is niet óf er een opgave ligt, maar hoe een gemeente daar invulling aan geeft.

Voer daarom eerst het gesprek met elkaar:

Hoe willen we invulling geven aan deze wettelijke opdracht?
Welke waarden vinden wij belangrijk?
Wat zijn onze grenzen en mogelijkheden?

Zelfs wanneer het uitgangspunt “nee” is, blijft voorbereiding essentieel. Als je uiteindelijk toch uitvoering moet geven aan de opgave, wil je als gemeente regie houden op het proces.

Maak vervolgens bij inwoners zichtbaar dat dit gesprek plaatsvindt:

Waarover gaat het gesprek?
Waarom voeren we dit gesprek nu?
Wat ligt vast en wat nog niet?

Zo voorkom je wantrouwen, geruchten en misinformatie.

Mogelijke kaders

Na het gesprek tussen college en raad kunnen kaders worden opgesteld voor verder onderzoek en besluitvorming.

Denk bijvoorbeeld aan:

Benoem een x-aantal manieren van opvang die je uitgewerkt wil hebben: Kosten- en batenoverzicht, beheer, spreiden of 1 locatie...
De grenzen van wat voor de gemeente haalbaar is qua kosten, menskracht, expertise en betrokkenheid van inwoners en instellingen.
De relatie tussen opvanglocaties en woningbouw, hoe gaan die samen?
Wil je als gemeente eerst in gesprek met het COA over samenwerking?

Betrek inwoners: stel een duidelijke vraag

Betrekt inwoners actief zodra de eerste kaders zijn vastgesteld. Formuleer één heldere vraag. Mogelijk zijn er meer vragen. Bedenk wat in deze fase thuishoort en wat later aan bod komt. Geef eerst de juiste en volledige informatie.

Belangrijk daarbij is:

Informeer vóór je vraagt
Herhaal feiten actief
Ontkracht misinformatie zonder te polariseren.
Laat inwoners meedenken over een eventuele locatie.

De locatiebepaling volgt in een volgende fase. De informatie die eerder is opgehaald, vormt daarvoor een belangrijke basis. Inwoners hebben behoefte aan de mogelijkheid om zelf locaties aan te dragen.

Informeer eerst, dan participeren

Houd de informatie feitelijk en kleur deze niet in. Feiten zijn de wettelijke verplichting en de mogelijke kaders die door de raad zijn vastgesteld. Geef daarbij aan of het een unaniem besluit is, of dat er moties zijn ingediend. Deze informatie vormt de basis die nodig is om een keuze te maken en de kernvraag goed te begrijpen. Ontkracht misinformatie niet door deze af te kraken, maar door helder te formuleren wat de feiten zijn. Geef daarbij ook het proces aan en de planning van informeren en participeren.

Zorg voor herhaling en gebruik een diversiteit aan communicatiekanalen. Gebruik alleen kanalen die passend zijn; een Facebookbericht voor informatie is niet het juiste kanaal. Naast de gemeentelijke kanalen is het goed om ook communicatiekanalen van bestaande netwerken te gebruiken. Ook een webinar werkt goed. Zorg hierbij voor anonimiteit van deelnemers en deel ook de vragen niet. Denk om de privacy en het mogelijk kunnen herleiden van deelnemers.

Het betrekken van inwoners is natuurlijk essentieel. Maak duidelijk dat het om de hoe-vraag gaat, maar geef tegelijk ruimte om de nee-stem te laten horen. Verwerk de mogelijkheid om nee te zeggen in een eventuele enquête. Tel die stemmen en geef ze een plek in de rapportage van participatie. Het is voor een gemeenteraad belangrijk om alle informatie op te halen, ook als het geen antwoord geeft op het hoe.

Ga waar mogelijk naar inwoners toe. Dit geldt zeker bij kleinere gemeenten. Organiseer bijeenkomsten in elke kern of wijk, en soms is het nodig om twee bijeenkomsten per kern of wijk te plannen. Zorg voor momenten in de ochtend en de avond en voor 24/7 mogelijkheden. Een vragenlijst is bij voorkeur digitaal, maar zorg ook voor de mogelijkheid om een papieren versie op te vragen.

Advies voor kleinere gemeenten

Het is nu (nog) zo dat het COA bepaalt welke mensen in het azc worden geplaatst. Tegelijkertijd is de druk op het opvangsysteem hoog: de aanmeldcentra zitten vol en de capaciteit staat onder spanning. Het is waardevol om samen met het COA te verkennen welke mogelijkheden er zijn. Dus, ga vooraf het gesprek aan met het COA.

Waar kunnen jullie mogelijk afspraken over maken:

De verdeling in opvang van gezinnen en individuele asielzoekers.
De mogelijkheid om uit een overvol azc alvast het aantal statushouders over te nemen die jullie per jaar toch al moeten opnemen.
Geef deze statushouders in jullie opvanglocatie al wat meer ruimte en ga aan de slag met Nederlands, met werk en integratie. Dan wordt de overstap naar een woning in de gemeente voor alle partijen veel vanzelfsprekender.
Geef duidelijk je grenzen aan van wat haalbaar is.

Feit: Er kunnen geen garanties worden gegeven over de duur van opvang

Emoties oké, agressie nee!

Emoties lopen rondom dit thema regelmatig hoog op. Zowel eigen inwoners als personen van buiten de regio kunnen daarbij soms verder gaan dan emotie en overgaan tot agressief gedrag.

Stel daarom een ‘Handelingsplan ongewenst gedrag’ op. Je kunt de Spreidingswet als startpunt nemen maar het handelingsplan moet voor alle onderwerpen en in elke situatie inzetbaar zijn.

Denk daarbij aan vragen als:

Hoe reageer je op agressieve mails?
Wat doe je bij een eerste waarschuwing en wat bij een volgende?
Hoe te handelen bij bedreiging?
Is er verschil in handelen bij bedreiging van een medewerker, een raadslid of collegelid?

Het is mooi als het college en de gemeenteraad dit handelingsplan gezamenlijk ondertekenen. Handel vervolgens ook naar de afspraken: tegen ongewenst gedrag wordt opgetreden.

Participatiehandboek van NCOD

Wil je meer weten over participatie? Bekijk dan ons participatiehandboek. Wij hebben dit geschreven voor gemeentelijke overheden. Maar het is ook goed te gebruiken voor andere semioverheden en organisaties die aan de slag willen met participatie.

Download hier ons participatiehandboek