Informatie

Informatiemanagement

Informatiemanagement bij NCOD:grip op informatie, processen en systemen

Medewerkers in de publieke sector willen vaak één ding: inwoners en ondernemers verder helpen. Te vaak lopen ze daarbij vast in systemen en processen die niet helpen, maar vertragen. Informatie staat verspreid op meerdere plekken, een aanvraag blijft tussen twee afdelingen hangen en een net aangeschaft pakket doet niet wat er beloofd was.

NCOD zorgt dat medewerkers via het juiste systeem, op het juiste moment, de juiste informatie op de juiste manier kunnen verwerken, zodat zij zich kunnen richten op hun werk en doel in plaats van werken voor een systeem.

Dat doen we over de volle breedte van de organisatie. Als informatieadviseur, architect, projectleider of functioneel beheerder werken we van beleid en visie tot implementatie en borging. Geen dikke rapporten die in een lade verdwijnen, maar zichtbaarheid en verbetering die je merkt in het dagelijks werk.

Direct contact

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement gaat over de vraag welke informatie een organisatie nodig heeft om goed te kunnen werken, en hoe je mensen, processen en systemen daarop laat aansluiten.

Het vormt de schakel tussen de vakafdelingen die informatie gebruiken en de ICT die de techniek levert. Een informatiemanager of informatieadviseur vertaalt wat het werk vraagt naar keuzes in applicaties, gegevens, processen en architectuur. En andersom: wat betekenen technische mogelijkheden voor de dagelijkse uitvoering?

In de praktijk gaat het bijvoorbeeld om vragen als:

Welke systemen kopen of vervangen we, en waarom?
Hoe hangen applicaties, koppelingen en gegevens met elkaar samen?
Wie is eigenaar van welke informatie?
Hoe zorgen we dat processen digitaal soepel verlopen?
Hoe voorkomen we dubbel werk en dubbele registratie?
En hoe zorgen we dat medewerkers nieuwe systemen ook echt goed gebruiken?

Informatiemanagement is daarmee geen puur ICT-vraagstuk. Het gaat om de samenhang tussen informatie, techniek, processen en menselijk gedrag.

Lees hier het interview met collega Abel, adviseur Informatiemanagement

Wat kan NCOD voor jouw organisatie betekenen?

Wij helpen gemeenten, waterschappen, provincies en andere publieke organisaties om grip en regie te krijgen op hun informatievoorziening. Van de eerste verkenning en strategische keuzes tot implementatie en borging.

We werken onder andere als informatieadviseur, informatiemanager, informatiearchitect, projectleider en functioneel beheerder.

Advies en richting

We helpen organisaties om richting te bepalen en keuzes te maken, bijvoorbeeld door:

informatiebeleid, een I-visie of informatieplan op te stellen en te vertalen naar een realistische meerjarenagenda;
governance, regie en portfoliomanagement in te richten: wie besluit waarover en hoe kom je van een wensenlijst naar afgewogen keuzes;
CIO-office, informatiemanager of directie te ondersteunen bij advisering en besluitvorming;
investeringen te onderbouwen met businesscases, kostenbeelden en effecten op de dienstverlening;
te adviseren over samenwerking, schaalgrootte en formatie.

Architectuur en samenhang

We brengen samenhang aan in applicaties, gegevens en processen door:

het applicatielandschap, gegevensstromen en koppelingen in kaart te brengen;
doelarchitecturen en projectstartarchitecturen op te stellen;
NORA, GEMMA en Common Ground toe te passen waar dat meerwaarde heeft;
applicaties te harmoniseren en rationaliseren;
leveranciersafhankelijkheid te verkleinen;
te adviseren over cloud- en SaaS-keuzes, beheer en gegevensbescherming.

Projectleiding en implementatie

We helpen organisaties om plannen daadwerkelijk te realiseren, bijvoorbeeld bij:

selectie, aanbesteding, migratie en implementatie van applicaties;
datamigraties;
fusies, splitsingen en samenvoegingen van organisaties;
verbetering van processen en de digitale ondersteuning daarvan;
programma’s waarin techniek, processen en gedrag tegelijk veranderen.

Verandering en borging

Een verandering is pas geslaagd als deze ook in de organisatie blijft werken. Daarom ondersteunen we bij:

adoptie, opleiding en begeleiding van medewerkers;
heldere werkinstructies en nieuwe werkwijzen;
eigenaarschap op informatie, processen en applicaties;
inrichting en professionalisering van functioneel beheer;
samenwerking tussen vakafdeling, beheer en leverancier;
tijdelijke invulling van sleutelrollen, met overdracht naar de eigen organisatie.

Kortom: advies, implementatie, transformatie en begeleiding: met mensen die het niet alleen bedenken, maar ook naast je komen doen.

Direct contact

Onze visie op informatiemanagement

Voor ons is techniek nooit het doel. Het is een middel om medewerkers beter te laten werken en inwoners en ondernemers beter te bedienen.

Daarom werken we vanuit vier principes:

Het werk staat voorop, het systeem volgt.
We zorgen dat kennis en eigenaarschap in de organisatie achterblijven.
Een plan heeft pas waarde als het ook in de praktijk werkt.
Grip ontstaat door duidelijke keuzes en prioriteiten.

Onze aanpak

We beginnen met inzicht in de huidige situatie en bepalen vervolgens samen waar de organisatie naartoe wil. Daarna helpen we bij de daadwerkelijke realisatie en zorgen we dat beheer, eigenaarschap en kennis goed worden geborgd.

Zo verbinden we strategie, uitvoering en dagelijks gebruik.

Enkele resultaten die we afgelopen jaren hebben opgeleverd:

Onze opdrachten leiden tot concrete en blijvende verbeteringen zoals:

Informatiebeleid en meerjarenagenda opgesteld en bestuurlijk vastgesteld, met een concrete uitvoeringsplanning en budgettering in plaats van een wensenlijst.
Applicatielandschap in kaart gebracht en gerationaliseerd, met minder overlappende pakketten en lagere beheerlasten.
Projectleiding op de selectie en implementatie van een kernapplicatie, inclusief datamigratie en inrichting van functioneel beheer, van sociaal domein, ruimtelijk domein tot HR en financiën.
Processen in de dienstverlening opnieuw ingericht met nieuwe applicaties, met kortere doorlooptijden voor aanvragen van inwoners en ondernemers.
Doelarchitectuur en projectstartarchitecturen opgeleverd, waarmee projecten in samenhang keuzes maken.
Tijdelijk de rol van CIO, informatiemanager of informatieadviseur vervuld en de organisatie in staat gesteld die rol zelf weer op te pakken.
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geholpen met fusies en splitsingen.
Moderne digitale werkplek ontwerp verzorgt bij meerdere gemeentelijke organisaties.

Mogen we informatiemanagement in jouw organisatie naar een hoger level brengen?

Er is geen standaardoplossing die overal werkt. Elke organisatie heeft een ander vertrekpunt. De ene heeft vooral behoefte aan richting en scherpe keuzes in het informatiebeleid. Bij de andere dreigt een implementatie vast te lopen en is juist iemand nodig die naast de organisatie komt staan en helpt om verder te komen.

Vertel ons waar je nu tegenaan loopt. Dan denken we mee over een logische eerste stap; ook als dat uiteindelijk een stap is die je zelf kunt zetten.