Rechtmatigheidsverantwoording lukt niet vanzelf: deze 3 stappen maken het verschil

De afgelopen jaren is de rechtmatigheidsverantwoording een belangrijk onderwerp geworden binnen veel gemeenten, voornamelijk onder concerncontrollers en IC’ers. Toch blijven veel gemeenten moeite hebben met het juist borgen van de rechtmatigheidsverantwoording en worstelen ze met het meekrijgen van de rest van de organisatie. We zijn met gemeenten in gesprek gegaan over hun ervaringen.

Vanuit NCOD hebben wij eerder onderzoeken uitgevoerd rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Uit het eerste onderzoek bleek dat gemeenten beter in staat zijn om het proces rondom de rechtmatigheidsverantwoording te borgen, als iemand binnen de organisatie actief als kartrekker optreedt. In het vervolgonderzoek gaf meer dan de helft van de gemeenten aan dat, alhoewel ze tevreden zijn met het proces, ze nog steeds duidelijke verbeterpunten zien. Als vervolgstap op dat onderzoek, zijn we in gesprek gegaan met gemeenten. Daaruit kwamen een aantal interessante conclusies, die we gebundeld hebben in de 3 stappen van dit artikel.

Uit onze gesprekken blijkt dat een actieve kartrekker alleen niet altijd voldoende is om de organisatie mee te krijgen. In één gesprek spraken we met een medewerker die als kartrekker optreedt en de organisatie meeneemt door inhoudelijke gesprekken te voeren. De afdelingen reageren hier positief op, waardoor ze begrijpen dat zij, hoewel concern control eindverantwoordelijk is, zelf ook een rol spelen.

In een ander gesprek bleek echter dat, terwijl de medewerker als kartrekker probeert de tweede lijn te betrekken, er bij de organisatie geen besef van verantwoordelijkheid of prikkel is om te leren en te verbeteren. Andere organisatorische factoren spelen hierbij dus ook een rol.

Alle gemeenten die we hebben gesproken vinden het verbeteren van het proces erg belangrijk. Zo heeft één gemeente grote verbeterstappen gezet, maar moest alsnog een afkeurende verklaring afgeven. Andere gemeenten voerden ook verbeteringen door, wat in hun geval leidde tot een goedkeurende verklaring.

In één gemeente werd het proces bijvoorbeeld gestroomlijnd door controles decentraal uit te voeren op de tweede lijn. Dit is dus ook een praktijkvoorbeeld van ons eerste advies. In een ander gesprek lag de focus juist op de juistheid, tijdigheid en volledigheid van het proces, waarbij het kader en de framing tijdig werden gecommuniceerd zodat de eerste controles direct konden starten.

In meerdere gesprekken werd een gevoel van ontevredenheid uitgesproken over de wet- en regelgeving. Zo waren er onduidelijkheden in de kadernota Rechtmatigheid. Onze gesprekspartners gaven aan dat verschillende uitspraken nog voor interpretatie vatbaar bleven. Ook gaven ze aan dat aanscherping van deze punten het gesprek tussen raad en college kan bevorderen.

Verder kwam naar voren dat transparantie en communicatie niet goed geborgd zijn. Zo werden de veranderingen voor de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 pas bekend gemaakt toen bijsturing voor meerdere gemeenten niet meer mogelijk was. In de Kadernota Rechtmatigheid 2024 was een aanscherping opgenomen, waarin werd benadrukt dat alle inkomsten verantwoord moesten worden, omdat dit anders als onrechtmatig zou worden beschouwd. In 2025 zijn de verantwoordings- en materialiteitsgrenzen opnieuw gewijzigd. Zulke veranderingen en aanscherpingen worden vaak pas tijdens het verantwoordingsjaar doorgevoerd.

Vind je het interessant om over dit onderwerp met ons in gesprek te gaan? Neem dan zeker contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek! Samen kunnen we kijken wat wij voor jou kunnen betekenen.