De toekomst van AI in je werkplek? 

Stel je voor dat ChatGPT volledig is geïntegreerd in je laptop. Geen chatbot meer als losse website, maar AI als integraal onderdeel van je digitale werkplek. Dat is de belofte van Microsoft Copilot 365. Wij zijn altijd geïnteresseerd in nieuwe ontwikkelingen die ons dagelijkse werk kunnen verbeteren; we blijven innoveren om onze klanten in de publieke sector beter te adviseren en ondersteunen. Daarom hebben we onlangs een pilot gedaan met Microsoft Copilot 365, deze nieuwe AI-assistent van Microsoft. Is dit de volgende grote stap in AI? Hoe implementeer je het in je bedrijf of is dat nog te vroeg? In dit artikel delen we onze ervaringen, zowel de positieve als de negatieve. 

Microsoft Copilot 365 is een geavanceerde AI-assistent die speciaal is ontwikkeld om de productiviteit binnen de Microsoft 365-applicaties te verhogen. Zie het als een geïntegreerde versie van ChatGPT in applicaties zoals Word, Excel, Teams en Outlook. Copilot ondersteunt gebruikers bij het samenvatten van complexe informatie, het automatiseren van routinetaken en het bieden van slimme suggesties om efficiënter te werken. 

Introducing Microsoft 365 Copilot | Your Copilot for Work

Er zijn meerdere versies van Copilot. Naast Copilot 365 is er bijvoorbeeld ook Copilot in Edge, de browser van Microsoft. Copilot in Edge richt zich op het verbeteren van de browse-ervaring en geeft onder andere de mogelijkheid om webpagina’s en zoekresultaten te vatten of korte stukken tekst te genereren. Copilot 365 biedt een diepere integratie met de Microsoft 365-apps, waardoor het binnen deze applicaties kan helpen bij het opstellen van documenten, het schrijven van e-mails en het samenvatten van vergaderingen. Een ander verschil is de prijs: waar Copilot in Edge gratis is, kost Copilot 365 €28,10 per gebruiker per maand, boven op de licentiekosten voor de basis Microsoft-licentie. 

We zien dat veel gemeenten het gebruik van Copilot in de browser toestaan of zelfs omarmen – zeker ten opzichte van ChatGPT. Voor ChatGPT worden er wat richtlijnen meegegeven en medewerkers kunnen er zeker hun voordeel mee doen. Bij Copilot 365 ligt dat heel anders: het biedt meer mogelijkheden en kansen maar moet eerst technisch geïmplementeerd worden. Daarentegen brengt Copilot wel andere risico’s met zich mee. 

Tijdens onze pilot hebben we Copilot gestructureerd getest in verschillende scenario's om te onderzoeken wat er nodig is om het model succesvol en veilig te implementeren en om de toegevoegde waarde van de AI-assistent te bepalen. Dit hebben we onder andere gedaan bij het samenvatten van Teams-vergaderingen, het koppelen van geanonimiseerde werkervaring aan vacatures, het verwerken van data in Excel of het opstellen van e-mails. Copilot heeft in veel gevallen laten zien dat het daadwerkelijk een waardevolle aanvulling kan zijn op onze werkprocessen. Maar wat ook op viel, is dat er op een aantal gebieden echt nog wel een stap gemaakt moet worden om de beloftes van Microsoft waar te maken.

• ​Vergaderingen samenvatten: Copilot wist vaak snel de belangrijkste punten vast te leggen. 
• ​Data verwerken in Excel: Copilot bood ondersteuning bij het maken van eenvoudige formules en lijsten. Hierdoor kan ook een beginner goed uit de voeten met alle verwerkingsmogelijkheden van Excel. 
• ​E-mails opstellen: Het systeem was nuttig voor langere, complexere berichten. 
• ​Beleidsstukken opstellen: Ook hier was de assistent handig bij het opstellen van een eerste aanzet. 
• ​Informatie uitvragen: Copilot blijkt enorm nuttig te zijn bij het ophalen en presenteren van informatie ter voorbereiding op bijvoorbeeld vergaderingen. Wanneer je vraagt welke informatie er te vinden is over een onderwerp, haalt Copilot dit goed naar boven. 

• ​Nauwkeurigheid bij vergaderingen: Niet altijd werden cruciale details meegenomen in de samenvattingen. 
• ​Grote documenten verwerken: Beperkingen bij het verwerken van grote aantallen documenten tegelijk. 
• ​Complexe vragen in Excel: Copilot had moeite met meer complexe vragen, vooral in het Nederlands waardoor er verkeerde formules voorgesteld werden. 
• ​Te weinig output: Op momenten leek het alsof Copilot geen zin had in een complete uitwerking waardoor de neiging groot is uit te wijken naar andere tools zoals ChatGPT.  
• ​Contextueel begrip: Bij het bij elkaar brengen van verschillende stukken over één onderwerp worden regelmatig niet-relevante-stukken opgehaald terwijl relevante stukken niet worden aangedragen. Microsoft heeft de laatste tijd overigens wel aanzienlijke vooruitgang geboekt op dit gebied. Uit recentere tests blijkt dat Copilot bijzonder goede resultaten levert. Het is echter belangrijk op te merken dat de initiële resultaten na een prompt uitstekend zijn bij een expliciete verwijzing. Bij een vervolgprompt verschijnen er echter vaak niet-relevante stukken. 
• ​Opdrachten screenen en koppelen aan onze kandidaten: Het bekijken van vacature eisen en wensen door Copilot om deze aan openstaande cv's te koppelen werd niet goed opgepakt door Copilot. Copilot maakte te weinig matches en de match bleek ook niet altijd correct. 

Zoals eerder beschreven brengt Copilot andere risico’s met zich mee. Één van onze grootste zorgen bij het gebruik van Copilot is de data-beveiliging en privacy. Daarom hebben we Copilot hierop grondig getest voordat we het gingen gebruiken. Microsoft benadrukt hun strenge aandacht voor privacy en security, wat duidelijk naar voren komt in hun AI-trainingsbeleid. Hoewel de assistent gebruik maakt van AI om taken te automatiseren en intelligentie toe te voegen aan Microsoft 365-applicaties, traint het systeem niet op de data van individuele gebruikers. In plaats daarvan maakt Copilot gebruik van grote, anonieme datasets die niet herleidbaar zijn tot specifieke personen of organisaties. Jouw data blijft binnen jouw M365 omgeving 

Daarnaast maakt Copilot 365 gebruik van geavanceerde beveiligingsprotocollen om ervoor te zorgen dat gebruikersdata veilig blijft. Microsoft heeft strenge beveiligings- en privacyrichtlijnen opgesteld om ervoor te zorgen dat de data van gebruikers beschermd wordt. Alle data die verwerkt wordt is versleuteld en wordt alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor expliciete toestemming is gegeven door de gebruikers. Daarnaast geeft Copilot je alleen antwoorden op basis van de context die jij zelf ook kan zien binnen je Microsoft omgeving. Je kan dus bijvoorbeeld niet bij managementbestanden als je hiervoor niet geautoriseerd bent binnen Microsoft Purview.  

Microsoft geeft aan dat Copilot zo voldoet aan verschillende internationale standaarden en wet- en regelgeving op het gebied van data-beveiliging, zoals de AVG. Voor zover we dit konden analyseren, lijkt dit inderdaad wel goed te zitten. Toch houden we nog enige slag om de arm. Het gaat immers om een technologie die nog volop in ontwikkeling is, waarbij gebruikersvoorwaarden kunnen worden aangepast. 

Het technisch implementeren van Copilot 365 was relatief eenvoudig. Maar met het aanzetten van een licentie waren we er nog niet. Copilot werkt namelijk op basis van de data die je beschikbaar stelt, en die data moet relevant, betrouwbaar en veilig zijn. En je moet er ook mee leren werken. Copilot 365 implementeren vereist daarom een gedegen implementatieplan om zorg te dragen voor de privacy & security en om mensen mee te nemen in de veranderingen. Daarom een paar tips en aandachtspunten: 

• ​Maak een overzicht van taken en processen waarvoor je Copilot wilt gebruiken. 
• ​Controleer of je toestemming hebt om de data binnen je Microsoft-account te gebruiken, en of er geen privacy- of beveiligingsrisico's aan verbonden zijn. 
• ​Zorg dat de data zo schoon, compleet en actueel mogelijk is. Fouten in bestanden en dubbelingen of inconsistenties in data zorgen voor een verlaagde betrouwbaarheid. 
• ​Geef Copilot duidelijke instructies en hoe het de data moet verwerken. Gebruik eenvoudige en specifieke taal, en vermijd ambiguïteit of tegenstrijdigheid. 

Onze ervaringen met Copilot laat zien dat dit product nu al op diverse gebieden inzetbaar is. In domeinen waar het opstellen van stukken veel voorkomt zijn, zoals bij het opstellen van beleid, biedt Copilot  voordelen. Ook is het een veilig alternatief voor bekende concurrenten als ChatGPT en Gemini. Echter, er zijn nog enkele verbeterpunten, zoals de ondersteuning voor de Nederlandse taal en de goed verwerken van context bij complexere opdrachten. Microsoft laat zien dat AI-integratie in Office een enorme verandering teweeg kan brengen in de manier waarop veel kantoorwerk wordt gedaan. Op dit moment is de assistent nog niet betrouwbaar genoeg om voor elke mogelijke usecase in te zetten.  Daarnaast moeten medewerkers ook echt getraind worden om de goed AI te gebruiken. Het vereist een zekere digivaardigheid om er echt je voordeel mee te doen. 

Dus, raden we aan om nu met de hele organisatie Copilot 365 te gaan gebruiken? Het zal nog voor lang niet iedereen voldoende toegevoegde waarde hebben. En wel om twee redenen. Ten eerste is de meerwaarde ten opzichte van ChatGPT of Copilot in de browser nog beperkt, zeker gezien de hoge kosten. Ja, de integratie maakt dat er echt meer mogelijk is – en dat het veel makkelijker is in te passen in de werkprocessen. Maar met de kwaliteit van midden-2024 kun je dit nog niet aanraden als nieuwe standaard.  Ten tweede zijn veel organisaties er nog niet klaar voor om dit te implementeren. Veilig en optimaal gebruik van de AI-assistent vereist een informatiehuishouding die op orde is en autorisaties die organisatiebreed goed zijn ingericht.

De introductie van Copilot 365 laat zien waar de potentie van generatieve AI ligt. Veel kantoorwerk gaat hierdoor echt veranderen. Wat we daarom aanraden is een gedegen pilot met de juiste stakeholders en met medewerkers die gemotiveerd zijn nieuwe technologie op een veilige manier te testen, gericht op de juiste use cases. Zo blijf je als organisatie aangehaakt op de nieuwste ontwikkelingen, want Copilot blijft zich in een gestaag tempo door ontwikkelen. Een goed voorbeeld is de eerder beschreven Enterprise Search, waarbij Copilot eerst met veel irrelevante resultaten kwam, maar nu (vaak) de juiste stukken aanlevert. Door continu te testen, profiteer je van de winst die je er als organisatie op dit moment al mee kan boeken. Wil je een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van Copilot? Microsoft heeft een handig overzicht waar ze maandelijks de belangrijkste updates delen van CoPilot. 

Overhaast implementeren is niet verstandig – maar aan de zijlijn blijven staan ook niet!