Interview Julie- adviseur ruimte

Julie Koehorst werkt als adviseur bij team Ruimte. Ze woont in Utrecht en is expert in projectmatig werken. In haar dagelijkse praktijk geeft ze trainingen en vervult ze verschillende rollen binnen projecten. Steeds meer grote maatschappelijke opgaven landen in de fysieke leefomgeving. Van de energietransitie tot het maken van keuzes voor een gezonde fysieke leefomgeving, ze vragen om een aanpak die meebeweegt.

Dat begint bij goed zicht op wat er speelt, vraagt om degelijk vakmanschap in de uitvoering en om de bereidheid om keuzes te maken die in de praktijk het verschil maken. Hoe krijg je een organisatie goed mee? En waar zijn mensen nu écht mee geholpen? In dit interview vertelt Julie over haar ervaringen met Projectmatig Werken.

Bij NCOD werk ik binnen projecten vaak in de rol van projectleider, programmamanager of procescoördinator, waarbij ik initiatieven van A naar B breng. Ik werk in de publieke sector, aan opgaven met een maatschappelijk belang. Ik ben een echte generalist; voor mij is vooral de manier waarop we resultaten halen van belang. Zo zoek ik altijd naar de best passende manier voor organisaties, om zo bij te dragen aan het realiseren van doelen.

Afhankelijk van de organisatie waar ik aan de slag ga, ben ik altijd bezig met een goede structuur aanbrengen, het afwegen van belangen en het leggen van verbindingen en onderhouden van contacten. Ik zie projectleider zijn heel erg als mensenwerk, het gaat voor mij over het constant in beweging krijgen en houden van mensen.

Zeker! Ik combineer het liefst implementatietrajecten projectmatig werken met een inhoudelijke opdracht als projectleider of programmamanager. Zo ben ik samen met collega's van NCOD bij meerdere gemeenten aan de slag met het professionaliseren van projectmatig werken, onder andere door het geven van trainingen. Daarnaast heb ik een inhoudelijke opdracht als Programmamanager bij de Omgevingsdienst Utrecht: fundament omgevingsinformatie landelijk gebied.

Bij natuurbescherming denk je misschien niet meteen aan cijfers, dossiers, documenten en systemen. Toch is data onmisbaar bij gebiedsprocessen in het landelijk gebied. We werken aan het Fundament Omgevingsinformatie Landelijk Gebied (FOLG). Dit doen we door data te verzamelen, verbeteren en als betrouwbare informatie beschikbaar te maken voor belangrijke opgaven als stikstof.

Mijn werk is dus heel divers!

Ja, ik vind projectmatig werken heel leuk, maar misschien geldt dat niet voor iedereen. Daarom maak ik het in mijn trainingen vooral ook leuk. Een trainingsreeks is voor mij geslaagd als mensen concrete tips hebben gekregen om toe te passen in hun werk, open hebben kunnen reflecteren en er veel ruimte is geweest om te lachen. Zo proberen we het heel praktisch te maken aan de hand van het leggen van een tapijt en hoe je dit projectmatig kan aanpakken. Klinkt misschien wat kinderachtig, maar levert elke keer weer mooie inzichten op!

Zelfs met zo'n klein voorbeeld kun je de basisbeginselen van het maken van een planning bijbrengen. Wat moet er allemaal gebeuren? Waar zitten afhankelijkheden? Welke taken kunnen tegelijk?

In de gevorderden training maken we een concrete verdiepingsslag op de projectmatige rollen, met name de projectleiders- en opdrachtgeversrol. Rolverwarring komt, met name binnen gemeenten waar mensen veel verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben, erg vaak voor. Dit is eigenlijk een gegeven als je projectmatig gaat werken. Maar, hoe spreek je effectief mensen aan op hun rol in een project?  En hoe ga je om met weerstand?

Mensen gaan de training vaak in zonder te weten wat ze ervan kunnen verwachten. Ik had een keer iemand in mijn training die op de afdeling burgerzaken werkte en de training volgde zonder ooit projectmatig gewerkt te hebben. Diegene was na de training zo enthousiast dat ze direct solliciteerde naar een nieuwe rol als projectsecretaris (en ook heeft gekregen!). Dat vond ik heel tof om te horen.  

Mijn ervaring is dat elk project altijd wel ergens een keer stagneert. Soms komt dat omdat processen niet goed lopen, er rolverwarring ontstaat of doordat mensen in de weerstand schieten. Dan denk ik, hoe zorg ik er nou voor dat iedereen aan boord blijft?

Ik hoop het verschil te maken door het team zo goed mogelijk te faciliteren om tot resultaten te komen. Om uit zo'n dal te komen helpt het om snel toe te werken naar deelresultaten (en die ook te vieren!). Vaak ontstaat er dan een ‘eureka moment’, waarmee het project weer in een flow komt en iedereen energie krijgt van werken naar die stip op de horizon.

Het is vooral een kwestie van goed kunnen inschatten wanneer ik welke vaardigheden moet inzetten. Soms betekent dat meer sturing geven, soms juist vooral ruimte laten voor de ander en altijd belangrijk: weten met wie ik welke gesprekken moet voeren om vooruit te komen. Het is natuurlijk vooral belangrijk om mensen écht te horen.

Ja, zeker. Ik heb een project gehad waarbij er veel rolverwarring bestond en ik zelf eigenlijk ook niet goed wist wat mijn opdracht inhield. Ik had toen zelf nog minder ervaring met het aangaan van gesprekken hierover.  Voor mij lag de uitdaging vooral in de vraag: hoe houd ik de energie erin als ik het zelf nog niet volledig helder heb?

Hier heb ik echt geleerd dat het durven voeren van gesprekken, expliciet over rollen en verantwoordelijken, de oplossing kan zijn. Hierdoor werden afspraken duidelijker, hadden we kaders om elkaar aan te spreken en kwamen we weer samen vooruit. Dit heeft ertoe geleid dat we het project uiteindelijk mooi hebben afgerond.

Een nieuw project starten wordt vaak vooral ervaren als ‘extra werk’, iets dat erbij komt. Terwijl ik het juist zie als iets positiefs: samen toffe, impactvolle en unieke ideeën realiseren. De vraag is juist hoe je als organisatie je medewerkers in staat stelt om projecten goed op te pakken. Hoe leg je dat helder vast? Welke afspraken maak je? Welke handvatten bied je? Daar kunnen wij met onze aanpak Projectmatig Werken echt bij helpen.