Het delen van informatie met Veilig Thuis naar aanleiding van een melding

Wijkteams spelen een cruciale rol binnen de jeugdhulp en fungeren als belangrijke informatiebron voor samenwerkingspartners. Een veelgestelde vraag is welke informatie over een cliënt gedeeld mag worden en wat alleen geregistreerd moet worden bij een verzoek van een samenwerkingspartner. Zo kwam een van de wijkteams met de vraag: Wat deel je wel en niet, en wat registreer je, wanneer Veilig Thuis een uitvraag doet na een melding van huiselijk geweld en kindermishandeling?

Vraag vanuit het wijkteam

Wat mag een wijkteam wel en niet mag registreren als Veilig Thuis een uitvraag doet bij het wijkteam? En wat mag het wijkteam daar wel of niet over communiceren? Moet het wijkteam zelf bij samenwerkingspartners de informatie ophalen?

Ons Advies

Algemeen advies: Voor het verwerken en vastleggen van informatie is het belangrijk om af te wegen vanuit welke taak je dit doet en of die informatie noodzakelijk is om het specifieke doel te bereiken. Rechtmatigheid en doelmatigheid spelen hierbij een cruciale rol.

Over het algemeen heeft het wijkteam de taak om toe te leiden naar ondersteuning en in sommige gevallen zelf hulp te bieden. Om deze taak uit te voeren, leg je alleen de gegevens vast die hiervoor nodig zijn. De noodzakelijkheid van de informatie en het doel ervan moeten duidelijk zijn, ook als je deze gegevens met anderen deelt, inclusief directe collega’s.

Bij het uitoefenen van deze taak is toestemming geen vereiste voor het vastleggen van informatie. Het is echter verstandig om transparant te zijn richting de inwoner over het doel van het vastleggen van de informatie.

Informeren betrokkene bij uitvragen van informatie: Na een melding van huiselijk geweld moet de betrokkene geïnformeerd zijn over de zorgen die er zijn (stap 3 van de meldcode). Tijdens het onderzoek zal Veilig Thuis toestemming moeten vragen om informatie over de cliënt te delen of op te vragen, en alleen die specifieke informatie mag worden opgevraagd. De betrokkene is op de hoogte van het onderzoek dat Veilig Thuis uitvoert.

Uitsluitend in uitzonderingssituaties, als de melding daar aanleiding toe geeft, mag Veilig Thuis een vooronderzoek doen zonder medeweten van de betrokkenen. Als zo’n vooronderzoek gaande is, moet Veilig Thuis dit melden aan de betrokken instanties waar de informatie wordt opgevraagd, inclusief de reden van het onderzoek. Na afloop moet de betrokkene alsnog worden geïnformeerd.

Vastleggen in dossier wijkteam

In deze casus wordt verondersteld dat informatie wordt vastgelegd van zowel cliënten die bekend zijn bij het wijkteam als bewoners die nog niet bekend zijn.

Cliënt wel bekend: In dit geval bestaat er een dossier van de cliënt voor het uitoefenen van de taak van het wijkteam. Als Veilig Thuis aangeeft dat toestemming is gegeven door de cliënt om de gegevens op te vragen, is ons advies om hiervan een aantekening in het dossier te maken. Dit zorgt voor voldoende transparantie richting de cliënt dat de informatie is verstrekt. Indien er sprake is van een vooronderzoek en (nog) geen toestemming is gegeven, kun je dit vastleggen in het dossier zodra de cliënt later door Veilig Thuis is geïnformeerd.

Cliënt niet bekend: In dit geval is er geen dossier omdat de cliënt niet bekend is en er geen betrokkenheid is bij deze cliënt in de uitoefening van de taak door het wijkteam. In dit geval volstaat het om aan Veilig Thuis aan te geven dat de cliënt niet bekend is, waardoor er geen reden is om informatie vast te leggen.

Ophalen van de informatie bij samenwerkingspartners: Wanneer Veilig Thuis het onderzoek uitvoert, hebben zij de taak om de informatie op te halen. Ze hebben de wettelijke taak om het onderzoek uit te voeren (artikel 4.1.1 Wmo 2015), zoals beschreven in het protocol van Veilig Thuis. Artikel 4.1.2, lid 3, Wmo 2015 is hierbij ook van belang: Veilig Thuis heeft de verantwoordelijkheid om "de zorg van een goede hulpverlener in acht te nemen en te handelen in overeenstemming met de op hem rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiend uit de voor die hulpverlener geldende professionele standaard." Dit betekent dat ze zorgvuldig moeten afwegen hoe te handelen, vooral wanneer het doen van onderzoek in strijd kan zijn met de verantwoordelijkheid die de hulpverlener heeft, zoals het doorbreken van het (medisch) beroepsgeheim.