Ruimte

Haal het maximale uit je VTH-applicatie

Van implementatie naar doorontwikkeling

Een VTH-applicatie is nooit af. Na de implementatie verandert de praktijk: wetgeving ontwikkelt zich, processen worden aangepast en organisaties groeien door. De vraag is dan niet alleen of het systeem technisch werkt, maar vooral of het nog goed aansluit op hoe er dagelijks wordt gewerkt.

Veel gemeenten merken dat hun VTH-applicatie na verloop van tijd minder goed aansluit op de uitvoering. Medewerkers werken deels buiten het systeem om, processen worden verschillend toegepast of overdrachten lopen vast. Daardoor ontstaan handmatige controles, Excellijsten, workarounds en afhankelijkheid van sleutelpersonen.

NCOD helpt gemeenten om hun VTH-applicatie continu te laten meebewegen met organisatieontwikkeling, processen, wetgeving en digitale ambities.

Direct contact

Waarom doorontwikkeling van je VTH -applicatie nodig is

Een goed ingerichte VTH-applicatie vormt een belangrijk fundament voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het bepaalt voor een groot deel hoe soepel processen verlopen, hoe goed teams samenwerken en hoe betrouwbaar dossiers en besluiten worden vastgelegd.

Door inrichting en gebruik opnieuw kritisch te bekijken ontstaat:

meer grip op werkprocessen;
beter gebruiksgemak voor medewerkers;
minder handmatige controles, Excellijsten en workarounds;
hogere kwaliteit van dossiers en besluiten;
betere aansluiting tussen systeeminrichting en organisatieontwikkeling;
meer inzicht in afhankelijkheden tussen systemen, processen en beheer.

Een VTH-applicatie moet niet alleen technisch functioneren, maar ook aansluiten op de culturele en inhoudelijke doelen van de organisatie.

Wat houdt onze aanpak in?

Onze aanpak helpt om van losse signalen en verbeterwensen naar concrete doorontwikkeling te komen. We kijken niet alleen naar de technische inrichting van de VTH-applicatie, maar juist naar de samenhang tussen processen, gebruikers, beheer en organisatiedoelen.

In een compacte aanpak brengen we eerst scherp in beeld waar de applicatie wel en niet aansluit op de praktijk. Daarna vertalen we de bevindingen naar haalbare verbeteringen in inrichting, werkwijze en beheer. Tot slot zorgen we dat de nieuwe afspraken en werkwijzen landen in de organisatie.

Dat betekent dat we:

Het dagelijks gebruik van de applicatie analyseren;
Knelpunten, workarounds en afhankelijkheden zichtbaar maken;
Verbeterkansen vertalen naar concrete proces- en systeemaanpassingen;
VTH-disciplines en functioneel beheer actief betrekken;
Nieuwe werkwijzen testen voordat ze worden ingevoerd;
Zorgen voor duidelijke werkafspraken, training en kennisoverdracht.

We beginnen bij een quickscan, klopt de inrichting met de dagelijkse realiteit?

We starten met een Quickscan. Daarmee brengen we de ontwikkelbehoefte van de VTH-applicatie helder in beeld. We kijken niet alleen naar het systeem zelf, maar vooral naar hoe er in de praktijk mee wordt gewerkt.

Tijdens de Quickscan onderzoeken we onder andere:

waar processen vastlopen of worden omzeild;
waar medewerkers buiten het systeem werken;
waar de ontworpen werkwijze afwijkt van de dagelijkse praktijk;
hoe zaaktypen, processen en rollen zijn ingericht;
hoe overdrachten verlopen;
hoe het systeem samenhangt met andere systemen;
hoe functioneel beheer is ingericht;
hoe de applicatie aansluit op de IV-strategie van de organisatie.

De Quickscan maakt zichtbaar waar inefficiënties zitten en waar verbeterkansen liggen. Soms gaat het om procesinrichting, soms om gebruik, training, beheer of samenwerking tussen disciplines.

Doorontwikkeling: van inzicht naar betere inrichting

Op basis van de Quickscan vertalen we verbeterpunten naar concrete proces- en systeemverbeteringen. Dat doen we samen met VTH-disciplines, functioneel beheer en andere betrokkenen.

We organiseren ontwerpsessies waarin rollen, verantwoordelijkheden en werkafspraken worden meegenomen. De inzichten worden vertaald naar een betere inrichting van processen, zaaktypen en werkwijzen. Daarna testen we de verbeteringen in de praktijk.

Onze ondersteuning bestaat onder andere uit:

ontwerpsessies met VTH en beheer;
vertaling van verbeterpunten naar inrichting en werkafspraken;
afstemming met functioneel beheer;
testen van nieuwe of aangepaste werkwijzen;
begeleiding bij implementatie in de organisatie.

Het resultaat: een VTH-applicatie die beter aansluit op de dagelijkse praktijk én op de ontwikkelrichting van de organisatie.

Borging: zorgen dat het blijft werken

Verbeteringen hebben alleen effect als ze goed worden geborgd. Daarom ondersteunen we bij duidelijke werkafspraken, kennisoverdracht en training.

We helpen bij:

het vastleggen van proces- en werkafspraken;
het versterken van functioneel beheer;
het trainen van bestaande en nieuwe gebruikers;
het ontwikkelen van een opfriscursus op maat;
het opleiden van collega’s tot trainer;
het begeleiden van eindgebruikers bij de nieuwe werkwijze.

Zo zorgen we ervoor dat de verbeterde inrichting niet alleen wordt ingevoerd, maar ook blijvend wordt gebruikt.

Wij leveren een kernteam met ervaring

Wij leveren een ervaren kernteam dat VTH-processen, zaaksystemen, functioneel beheer en organisatieontwikkeling met elkaar verbindt. Samen met jullie organisatie brengen we knelpunten, verbeterkansen en afhankelijkheden in beeld.

Download onze one-pager