Kennis
Disruptie, de nieuwe balans
Informatie
Ruimte
VTH-applicaties worden nog onvoldoende benut: van livegang naar volwassen gebruik
Uit recente evaluaties van de Omgevingswet blijkt dat VTH-applicaties technisch functioneren, maar in de praktijk nog niet volledig worden benut.
Het recente reflectierapport van de Evaluatiecommissie Omgevingswet concludeert dat de wet ‘in werking is, maar onderbenut’. Eén van de constateringen in het rapport is dat VTH-applicaties technisch wel functioneren, maar nog niet volledig benut worden.
Een opmerkelijke constatering, aangezien doorlooptijden, samenwerking en werkprocessen voor een groot deel worden bepaald door hoe systemen zijn ingericht en hoe organisaties daarmee werken. Dat is opmerkelijk omdat de VTH-applicatie vaak dagelijks gebruikt worden door medewerkers in het fysieke domein.
De constatering dat VTH-applicaties onder hun potentieel presteren, komt niet uit de lucht vallen. In de aanloop naar de invoering van de Omgevingswet lag de nadruk vooral op tijdige oplevering om live te kunnen gaan. Systemen moesten vooral technisch werken, gekoppeld zijn aan het DSO en de belangrijkste processen ondersteunen.
Die aanpak was begrijpelijk onder hoge tijdsdruk en strakke deadlines. Er was bovendien nog geen ervaring met werken onder de Omgevingswet, waardoor weinig ruimte bestond voor verfijning van inrichting en proces.
Van implementatie naar stilstand
Inmiddels zijn we enkele jaren verder en worden de gevolgen van die fase steeds zichtbaarder. Na de livegang zijn veel organisaties grotendeels teruggevallen in de dagelijkse operatie, waardoor structurele doorontwikkeling van processen en inrichting is blijven liggen.
Tijdelijke oplossingen zijn daardoor vaak permanent geworden. In de praktijk betekent dit dat systemen niet altijd logisch aansluiten op de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Medewerkers zoeken alternatieve routes, zoals Excel-lijsten, handmatige controles of andere workarounds buiten het systeem om.
Dat leidt niet alleen tot inefficiëntie, maar ook tot een toenemende afhankelijkheid van individuele kennis in plaats van gestandaardiseerde processen.
Van ’goed genoeg om live te gaan’ naar het ‘benutten van potentieel’
Wie dit patroon wil doorbreken, moet anders naar de VTH-applicatie kijken. Het systeem is niet alleen een 'technisch middel' dat functionele requirements afvinkt maar een product dat dagelijks de uitvoering van processen ondersteunt. Juist omdat medewerkers er continu mee werken, bepaalt de applicatie in hoge mate of een organisatie effectief kan functioneren en haar doelstellingen behaalt.
In de praktijk bepaalt de inrichting van het systeem hoeveel structuur, overzicht en grip medewerkers ervaren. Wanneer processen, inrichting en gebruik niet goed op elkaar aansluiten, blijven inefficiëntie en onduidelijkheid bestaan. Dat vraagt om actief eigenaarschap en voortdurende aandacht voor verbetering. Grote, rigide updates eens in de zoveel tijd lossen dat meestal niet op. Wie het volledige potentieel van een VTH-applicatie wil benutten heeft behoefte aan continue optimalisatie: kleine, gerichte verbeteringen die techniek, proces en gedrag steeds beter op elkaar afstemmen.
Een goed werkende VTH-applicatie vraagt om meer dan alleen techniek
Wetgeving verandert, processen ontwikkelen zich en ook de behoeften van gebruikers blijven in beweging. Een VTH-applicatie is daarom geen statisch systeem, maar een onderdeel van een organisatie die continu verandert.
Er is inzicht nodig in hoe processen daadwerkelijk verlopen, hoe medewerkers het systeem gebruiken en hoe het samenwerkt met andere systemen binnen de organisatie. Waar ontstaan handmatige controles? Welke stappen kosten onnodig veel tijd? Waar werken medewerkers buiten het systeem? Met andere woorden: de kwaliteit van het eindresultaat wordt niet enkel bepaald door het systeem, maar vooral door de manier waarop mensen ermee werken en het proces dat het ondersteunt.
Dit in kaart brengen en aanpakken levert direct resultaat op:
- Aansluiting processen: Processen sluiten beter aan op wet- en regelgeving en zijn logisch ingericht, waardoor minder fouten ontstaan in besluiten en dossiers.
- Efficiëntie medewerkers: Medewerkers kunnen efficiënter werken doordat het systeem aansluit op hun dagelijks gebruik. Medewerkers voelen zich gehoord. Dit voorkomt frustratie en verlaagt de werkdruk.
- Wendbaar systeem: Het systeem beweegt mee met de laatste ontwikkelingen van leveranciers en SaaS-oplossingen. Waardoor sneller verbeterd kan worden zonder ingrijpende vervangingstrajecten.
De reflex om een nieuw systeem als 'snelle oplossing' te zien voor ontevreden gebruikers verdwijnt. In plaats daarvan gaat het bestaande systeem beter werken voor de organisatie én de mensen die ermee werken.
Wil jij dat jouw VTH-applicatie wél het verschil maakt, in plaats van alleen 'werkt'!?
Wij helpen jou om weer grip te krijgen op inrichting, processen en gebruik met gerichte visie en doorontwikkeling.
Wij bieden een aanpak om jouw organisatie mee te nemen in het optimaliseren van de VTH-applicatie. Op basis van een Quickscan bepalen we samen het traject. Onze aanpak is altijd maatwerk maar richt zich op een investering in de samenwerking tussen IV en VTH, de dienstverleningsambities en het aanpakken van de gebruikerservaring.
Wij zorgen voor een betere aansluiting tussen techniek en uitvoering, passend bij de ontwikkelbehoefte van jouw organisatie. Nieuwgierig?
We denken graag met je mee!
