Common ground NCOD VNG

Common Ground: radicaal vernieuwen van de gemeentelijke informatievoorziening

‘Common Ground’, oftewel Grondplaat in keurig ABN, klinkt niet erg hip, radicaal en disruptief. Ten onrechte. Want Common Ground, een initiatief van VNG Realisatie, gaat ons helpen om te breken met de geldverslindende, conservatieve en inspiratieloze inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening en de sterk verouderde applicaties waarmee medewerkers iedere dag moeten werken. Althans: dat is de belofte.

Is het dan nu echt zo erg? Ja, en gemeenten en leveranciers hebben dat zelf veroorzaakt. De informatievoorziening en procesinrichting is nu vooral gericht op het ondersteunen van standaardprocessen in de backoffice van de gemeente, terwijl de behoefte ligt bij proactieve dienstverlening op maat aan inwoners. We willen meer selfservice, regie op gegevens door inwoners, en informatiegestuurd en datagedreven werken. Dat lukt niet doordat we tot op de dag vandaag werken met ‘legacy’ applicaties uit de tijd dat de inwoner door de gemeente nog als verstorende factor werd gezien.

De medewerker centraal

Niet de inwoner, maar de medewerker staat nu centraal in die applicaties. Deze kolossale, alomvattende maar naar buiten gesloten vakapplicaties zijn in de loop van de tijd zo ingewikkeld geworden dat in stand houden van de bestaande functionaliteit het hoogst haalbare is en er geen doorontwikkeling meer mogelijk is.  En 90 tot 95% van alle ICT-kosten bij gemeenten gaan uit naar beheer en onderhoud. Er is nauwelijks budget over, en daarmee slagkracht, om te veranderen. Slecht opdrachtgeverschap, gebrekkige marktwerking, ontbreken van urgentie voor verandering en ondeskundigheid in gebruik en beheer hebben het zo ver gebracht. Zijn we te streng? Nee, lees het rapport van de commissie Elias er nog maar eens op na.

Vijf innovatieve gedachten van Common Ground

Maar er is nieuw perspectief: Common Ground. Een inspirerend idee over een nieuwe manier van inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening. Er liggen vijf innovatieve gedachten aan ten grondslag. Die gedachten vind je terug in de vijf lagen van het model, zoals hiernaast afgebeeld.

Informatiemodel

Op de onderste laag hebben we het informatiemodel: de data en documenten. Vertrekpunt is: niet rondpompen maar beschikbaar stellen. Nu heeft iedere applicatie zijn eigen dataset nodig om te kunnen functioneren. Door het principe van eenmalige registratie en meervoudig gebruik toe te passen zorgen we voor meer stroomlijning, een hogere want altijd eenduidige kwaliteit van data en bewerkstelligen we dat er van ieder gegeven één definitie is. Die moeten we dan natuurlijk wel afspreken! In het domein Inkomen (Participatiewet) wordt hier op dit moment succesvol aan gewerkt.

Services

Op de tweede laag treffen we services aan: functionaliteiten, applicaties, apps. Deze benutten het informatiemodel en zorgen voor de uitvoering van taken. Door services klein te definiëren voorkomen we dat er nieuwe ‘legacy’ ontstaat: zie het als legostenen waarmee je zelf je bouwwerk kan neerzetten. De Appstore op je telefoon. Allemaal kleine functies met een specifieke taak. Zo ontstaat schaalbaarheid, snelheid én is het mogelijk de ene door de andere te vervangen. Zoals je een app verwijderd op je telefoon, bij wijze van spreken.

Integraties

De derde laag zorgt voor integraties; we hebben immers informatie te delen en dat moet veilig, betrouwbaar, snel, privacyproof. Door één faciliteit te maken voorkomen we dat, zoals nu bij veel gemeenten het geval is, het aantal servicebussen groter is dan het aantal stadsbussen op menig stationsplein in de spits.

Procesinrichting en interactie

En dan de twee spannendste onderdelen: de procesinrichting en de interactie met de inwoner en de medewerker. Een mooie metafoor is dat we straks services en data aan elkaar rijgen in het gewenste proces. Hiermee kunnen we eindelijk werk maken van procesoptimalisatie zoals Lean: we worden niet beperkt door systemen maar hebben werkelijk keuzevrijheid. En dat geldt ook de interactie met de inwoner: een burgerportaal, een digitale ontmoetingsplaats waar de inwoner zelf regie voert over zijn gegevens en zijn zaken.

Een routekaart naar de toekomst

Klinkt te mooi om waar te zijn! En is dat nu ook nog: Common Ground is nu nog vooral een idee, een lonkend perspectief. Maar als we ernaar handelen dan ontvouwt zich een routekaart naar de toekomst. Een routekaart met drastische keuzen. Namelijk niet stapje voor stapje de applicaties vernieuwen, maar jezelf klaar stomen voor Common Ground en regie op informatievoorziening en ICT gaan voeren. En innoveren waar het kan.

Die innovatie kan iedere gemeente nu vooral doen op de laag van interactie. Eerste oproep: ga aan de slag met selfservice.  Geen PDF’s of invulformulieren maar informatiegestuurde diensten. Diensten zoals het digitale huishoudboekje in Barneveld en Utrecht: blockchain, conform Common Ground. Geen vervanging van bestaande applicaties. En het initiatief i-sociaal in Enschede, Groningen, Zwolle en Enschede. Een digitaal burgerportaal waarin preventie, vroegsignalering en advies op maat centraal staan. I-sociaal is bedoeld voor gebruik op de telefoon of tablet.

Maar ook op de andere lagen kan snel vooruitgang worden geboekt. Door slim zaakgericht te werken kan nu al goed aan procesoptimalisatie gewerkt worden. Door regie te voeren op koppelvlakken en standaards te benutten ontstaat al een locale integratiefaciliteit. Alleen het definiëren van het informatiemodel moeten we echt samen doen. VNG realisatie kan ons daar goed bij helpen.

Ja, het is nog behoorlijk abstract. Ja, wie voorop gaat maakt meer kosten. Maar… als we doorgaan op de huidige weg gaan die kosten nog veel meer omhoog. Blijft de lock-in. En komt er geen innovatie. Dus: adopteer Common Ground, definieer pilots en ga aan de slag. Het kan.

Door Peter Ruijters

Onze artikelen automatisch in de mailbox ontvangen? Neem hier een abonnement op onze nieuwsbrief