Digitaal samenwerken in ketens en netwerken: de vervolgstap op zaakgericht werken

De afgelopen jaren zijn gemeenten zaakgericht gaan werken: digitaal, vraaggestuurd en procesmatig. De mate waarin dit geslaagd is verschilt, maar een aantal dingen zijn zeker. Er is meer aandacht voor transparante en snelle informatievoorziening voor inwoners, meer oog voor efficiëntie en meer besef van het belang van hoogwaardige dossiervorming.

Nieuwe ontwikkelingen, met name in het sociaal domein en de Omgevingswet, vereisen dat gemeenten samenwerken aan complexe zaken met diverse partners. Hoe zorgen we ervoor dat de klant snel en goed antwoord krijgt op zijn (aan)vragen? Hoe zorgen we voor een efficiënte afhandeling van vergunningaanvragen en zorgplannen? En hoe zorgen we voor rechtmatige dossiervorming zonder onnodige opslag en rondsturen van stukken? Dit zijn de vraagstukken in de ‘next step’ van het zaakgericht werken.

The next step: digitaal samenwerken in netwerken
Samenwerken met ketenpartners is een ingewikkelde opgave. De rol van de gemeente verandert daarbij van sturend naar samenwerkend. Zie bijvoorbeeld de samenwerking met welzijnsinstellingen in sociale (wijk)teams, met de GGD in de Veiligheidsregio’s en met waterschap en provincie in de nieuwe Omgevingswet. De uitdaging ligt in het samenwerken in netwerken. Ondanks dat netwerken niet hiërarchisch zijn, moet de klant toch op tijd antwoord krijgen op zijn (aan)vraag.

Zaakgericht werken richt zich op standaard interne dienstverleningsprocessen die een vast verloop kennen. Daarmee kunnen we geen invulling geven aan complexere opgaven. Daarom moeten gemeenten de volgende stap gaan zetten.

Wat verandert er?
Bij zaakgericht werken gelden de volgende inrichtingsprincipes:

  • De gemeente is de producent van het product of de dienst op basis van vaste (juridische) criteria;
  • Er is sprake van een vastgesteld en geordend proces;
  • De gemeente is dossierhouder;
  • Er is een centrale informatiepositie voor de gemeente;
  • Sturing op voorbrenging door de gemeente.

In een netwerk is dat anders:

  • Het netwerk is de producent;
  • Er is sprake van een toegevoegde waardeketen;
  • Netwerkpartners zijn dossierhouders;
  • Centrale informatiepositie netwerk;
  • Regie op voortbrenging gebeurt door de gemeente.

Hoe ziet dat digitaal samenwerken eruit?
We moeten anders leren kijken naar hoe we werken. We vergeten vaak dat inwoners ook deel zijn van het netwerk. De klant moet centraal komen te staan; hij wordt op termijn zelf eigenaar van zijn gegevens en documenten, niet de overheid. Wettelijke procedures hebben een vast verloop, maar verder bepaalt de klant hoe het verloop van een zaak eruit ziet. Daarnaast maken we steeds meer gebruik van beschikbare data om het verloop te bepalen en te vereenvoudigen. Zie bijvoorbeeld de Belastingdienst die gegevens van netwerkpartners (waaronder gemeenten) benut voor een automatisch ingevuld aangiftebiljet.

Betekent dit het einde van zaaksystemen?
Veel organisaties hebben flink geïnvesteerd in het zaakgericht werken, zaaksystemen en koppelingen met vakapplicaties. Deze blijven we gebruiken voor eenvoudige producten en diensten en gestandaardiseerde processen. Belangrijk is om wel te blijven investeren in het gebruikersgemak van het zaaksysteem en de kennis van medewerkers over de werking ervan.

Wat hebben we dan méér nodig?
Op plekken waar we in ketens en netwerken werken, komen de komende tijd regiesystemen die zich gaan verhouden met ons interne zaaksysteem en documentmanagementsysteem. In het sociaal domein en voor de Omgevingswet zijn deze er vaak al. Deze regiesystemen moeten niet zorgen voor een nieuwe informatiekundige verzuiling: de eisen die we stellen aan zaakgericht werken worden ook toegepast op deze domeinspecifieke regiesystemen.

Supply chain management
In de ‘next step’ gaan we op zoek naar een zaaksysteem dat de mogelijkheid heeft die domeinspecifieke regiesystemen te integreren. Dergelijke toepassingen zijn er buiten overheidsland al;  ‘supply chain management’, oftewel toegevoegde waardeketensystemen.

Deze ontwikkeling sluit perfect aan op wat we in gemeenteland ‘common ground’ noemen: een beweging naar een servicegeoriënteerde applicatie-architectuur. Het supply chain management systeem gaat straks deze services over organisatiegrenzen heen aan elkaar verbinden. Zo sluiten ze naadloos op elkaar aan.

Dergelijke systemen zijn er nog niet voor gemeenten. Dat betekent dat we niet op zoek moeten naar een nieuw zaaksysteem, maar naar een partner die de komende tijd gaat investeren in het door ontwikkelen van het zaaksysteem naar een waardeketensysteem.

Concrete acties op korte termijn
Er zijn een aantal stappen die we op korte termijn al kunnen zetten om in netwerken digitaal samen te werken:

  • Werk vanuit wat je al hebt: gebruik MijnOverheid om de digitale communicatie met inwoners te vergroten;
  • Sluit je aan bij Samen Organiseren van de VNG;
  • Verbeter de kwaliteit van data en ga aan de slag met datamanagement;
  • Richt een samenwerkomgeving in en ga ermee oefenen. Voorbeelden zijn Office 365 of Microsoft teams. Dat geeft nieuwe inzichten en inspiratie om beter digitaal samen te werken.

Digitaal samenwerken over de grenzen van de gemeentelijke organisatie stelt ook hoge eisen aan privacybescherming en informatieveiligheid. Daarom is het extra belangrijk om die digitale samenwerking via applicaties te doen en niet via mail of Dropbox en vergelijkbare platforms. We zien in de praktijk veel tijdelijke, pragmatische oplossingen die niet voldoen aan de eisen van privacybescherming en informatiebeveiliging. Daarmee stoppen is belangrijk.

Tot slot: digitalisering ondersteunt het netwerk, maar mensen die elkaar kennen vormen het hart. Moderne technologie maakt het eenvoudig om te vergaderen op afstand. We zien veel koudwatervrees maar een gesprek werkt vaak beter dan een digitaal bericht. Hiervoor geldt: gewoon doen!

Bent u ook bezig met het zetten van de volgende stap en heeft u ondersteuning nodig? Dan kunnen wij u hierbij helpen. 
Neem contact op met Peter Ruijters (06 13 01 11 06 / peterruijters@ncod.nl) of Sander Bijvank (06 16 36 93 84 / sanderbijvank@ncod.nl).

Onze artikelen automatisch in de mailbox ontvangen? Neem hier een abonnement op onze nieuwsbrief